Arkevia es una caja fuerte digital que centraliza recibos de nómina, certificados y documentos de RRHH en un espacio seguro accesible en línea. El servicio se basa en dos portales distintos: myarkevia.com para los empleados, arkevia.com para los empleadores y servicios de RRHH. Confundir las dos direcciones es la principal causa de bloqueo en la conexión.
Portal de empleados y portal de empleadores: una distinción que evita errores de conexión en Arkevia
La plataforma separa claramente los usos. El portal myarkevia.com permite a los empleados consultar, descargar y gestionar sus documentos personales. El portal arkevia.com sin el prefijo “my” sirve a los equipos de RRHH para depositar los recibos y administrar las cuentas.
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Intentar conectarse en el portal incorrecto devuelve sistemáticamente un error de identificación, incluso si la contraseña es correcta. Antes de cualquier manipulación, verificar la URL en la barra de direcciones del navegador sigue siendo el reflejo a adoptar. Una guía detallada explica cómo descargar y gestionar mi cuenta Arkevia desde el portal correcto, paso a paso.
La aplicación móvil MyArkevia, disponible gratuitamente en Android e iOS, da acceso a los mismos documentos que la versión de navegador. Resulta útil para consultar un recibo de nómina en movimiento o validar un paso de autenticación.
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Autenticación de dos factores en MyArkevia: configuración y códigos de respaldo
La autenticación de dos factores (2FA) se ha vuelto obligatoria para acceder a una cuenta Arkevia. Este mecanismo añade una capa de seguridad más allá de la simple combinación de identificación y contraseña.
Aplicaciones compatibles y procedimiento de vinculación
La configuración pasa por una aplicación de autenticación de terceros: Google Authenticator, Authy o Microsoft Authenticator. Durante la primera activación, MyArkevia muestra un código QR para escanear con la aplicación elegida. Este escaneo vincula la cuenta al generador de códigos temporales en el teléfono.
En cada conexión, la plataforma solicita el código de seis cifras generado por la aplicación, válido durante unos segundos. Sin este código, el acceso a la caja fuerte digital está bloqueado, incluso con una contraseña correcta.
Códigos de respaldo a conservar fuera de línea
MyArkevia proporciona códigos de respaldo durante la activación de la 2FA. Estos códigos de un solo uso permiten conectarse si el teléfono se pierde, es robado o se reinicia.
- Imprimir los códigos de respaldo en papel y guardarlos en un lugar físico seguro, separado del teléfono
- No almacenar estos códigos en una nota en el mismo dispositivo que la aplicación de autenticación
- Regenerar nuevos códigos tan pronto como se haya utilizado un código de respaldo, para mantener una reserva suficiente
Perder tanto el teléfono como los códigos de respaldo obliga a contactar al soporte de Arkevia con justificantes de identidad. El procedimiento de recuperación toma varios días.
Activación de la cuenta de empleado de Arkevia: número de empleado, código secreto y convenio
Un empleado no crea su cuenta de Arkevia por sí mismo. Es el empleador quien provisiona el espacio, y luego transmite al empleado un número de empleado y un código secreto de inscripción. Esta información generalmente llega por correo interno, correo electrónico profesional o a través del servicio de RRHH.
La primera conexión en myarkevia.com requiere ingresar este número de empleado y este código, y luego aceptar el convenio de puesta a disposición y los términos y condiciones. Este paso valida jurídicamente la apertura de la caja fuerte digital a nombre del empleado.
El código secreto es de uso único: se utiliza exclusivamente para la activación inicial. Una vez que la cuenta está activa, el empleado define su propia contraseña y configura la 2FA. Si el código secreto nunca se ha recibido o se ha perdido, solo el servicio de RRHH de la empresa puede proporcionar uno nuevo.
Descargar y organizar sus recibos de nómina desde la caja fuerte digital
Una vez conectado, el espacio personal muestra los documentos depositados por el empleador, clasificados por fecha. Los recibos de nómina aparecen en formato PDF, descargables individualmente o por lotes según las funcionalidades activadas por la empresa.
Respaldo local de los documentos
Conservar una copia local de cada recibo es una precaución útil. Arkevia archiva los documentos durante un largo período, pero tener una copia en un disco duro externo o un servicio de almacenamiento personal protege contra cualquier eventualidad técnica.
- Crear una carpeta dedicada en el ordenador con una clasificación por año y por mes
- Renombrar cada archivo PDF según un formato coherente (ejemplo: 2026-07-recibo.pdf) para facilitar las búsquedas posteriores
- Realizar un respaldo periódico en un soporte externo o en un segundo servicio en la nube cifrado
Verificación de la integridad de los archivos
Después de la descarga, abrir sistemáticamente el PDF para verificar que el contenido se muestra correctamente. Un archivo corrupto o truncado no será utilizable en un trámite administrativo. Si un recibo parece incompleto, informar del problema al servicio de RRHH antes de que el documento fuente sea archivado.
Gestión de datos personales y seguridad de la cuenta Arkevia
El espacio MyArkevia permite modificar la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta, la contraseña y los parámetros de notificación. Actualizar la dirección de correo electrónico después de un cambio de empleador garantiza mantener el acceso a la caja fuerte, ya que los documentos siguen vinculados al empleado y no a la empresa.
La contraseña debe ser distinta de las utilizadas en otros servicios. Un gestor de contraseñas (Bitwarden, KeePass, 1Password) evita recurrir a combinaciones simples o reutilizadas. Cambiar la contraseña al menos una vez al año limita la exposición en caso de filtración de datos en otro sitio.
La plataforma aplica un cifrado de datos en tránsito y en reposo. Los documentos almacenados solo son accesibles para el titular de la cuenta, salvo compartición explícita a un tercero a través de las funciones previstas por la interfaz.
La caja fuerte digital Arkevia sigue siendo accesible incluso después de dejar la empresa. Los recibos depositados durante el período de empleo permanecen consultables y descargables desde la cuenta personal del empleado, lo que hace aún más relevante mantener sus identificadores actualizados y sus códigos de respaldo 2FA en un lugar seguro.