Arkevia is een digitale kluis die loonstroken, attesten en HR-documenten centraliseert in een veilige online ruimte. De service is gebaseerd op twee aparte portalen: myarkevia.com voor werknemers, arkevia.com voor werkgevers en HR-diensten. Het verwarren van de twee adressen is de belangrijkste oorzaak van inlogproblemen.
Werknemersportaal en werkgeversportaal: een onderscheid dat inlogfouten voorkomt bij Arkevia
Het platform scheidt duidelijk de toepassingen. Het portaal myarkevia.com stelt werknemers in staat om hun persoonlijke documenten te bekijken, te downloaden en te beheren. Het portaal arkevia.com zonder het voorvoegsel “my” is bedoeld voor HR-teams om loonstroken te uploaden en accounts te beheren.
Lees ook : Hoe je eenvoudig een achteruitrijradar kunt resetten: eenvoudige stappen en praktische tips
Proberen in te loggen op het verkeerde portaal resulteert altijd in een foutmelding van de inloggegevens, zelfs als het wachtwoord correct is. Voor elke handeling is het een goed idee om de URL in de adresbalk van de browser te controleren. Een gedetailleerde gids legt stap voor stap uit hoe je je Arkevia-account kunt downloaden en beheren vanaf het juiste portaal.
De mobiele applicatie MyArkevia, gratis beschikbaar op Android en iOS, biedt toegang tot dezelfde documenten als de browserversie. Het is handig om een loonstrook onderweg te bekijken of een authenticatiestap te valideren.
Ook interessant : Eenvoudige tips om gemakkelijk foto's en video's van Instagram in een paar klikken te downloaden
Tweefactorauthenticatie op MyArkevia: configuratie en back-upcodes
Tweefactorauthenticatie (2FA) is verplicht geworden om toegang te krijgen tot een Arkevia-account. Dit mechanisme voegt een extra beveiligingslaag toe bovenop de eenvoudige combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord.
Compatibele applicaties en koppelprocedure
De configuratie verloopt via een externe authenticatie-app: Google Authenticator, Authy of Microsoft Authenticator. Bij de eerste activatie toont MyArkevia een QR-code die gescand moet worden met de gekozen app. Deze scan koppelt het account aan de tijdelijke codegenerator op de telefoon.
Bij elke inlog vraagt het platform om de zescijferige code die door de app is gegenereerd, die enkele seconden geldig is. Zonder deze code is de toegang tot de digitale kluis geblokkeerd, zelfs met een correct wachtwoord.
Back-upcodes om offline te bewaren
MyArkevia biedt back-upcodes aan bij de activatie van de 2FA. Deze eenmalige codes maken het mogelijk om in te loggen als de telefoon verloren, gestolen of gereset is.
- Print de back-upcodes op papier en bewaar ze op een veilige fysieke plek, gescheiden van de telefoon
- Bewaar deze codes niet in een notitie op hetzelfde apparaat als de authenticatie-app
- Genereer nieuwe codes zodra een back-upcode is gebruikt, om een voldoende reserve te behouden
Als zowel de telefoon als de back-upcodes verloren gaan, moet je contact opnemen met de Arkevia-ondersteuning met identiteitsbewijzen. De herstelprocedure kan dan enkele dagen duren.
Activatie van het Arkevia-werknemersaccount: personeelsnummer, geheime code en overeenkomst
Een werknemer creëert zijn Arkevia-account niet zelf. Het is de werkgever die de ruimte provisioneert en vervolgens een personeelsnummer en een inschrijvingsgeheime code aan de werknemer doorgeeft. Deze informatie komt meestal per interne post, professioneel e-mail of via de HR-dienst.
De eerste inlog op myarkevia.com vraagt om dit personeelsnummer en deze code in te voeren, en vervolgens om de overeenkomst voor het ter beschikking stellen en de algemene voorwaarden te accepteren. Deze stap valideert juridisch de opening van de digitale kluis op naam van de werknemer.
De geheime code is eenmalig: deze is uitsluitend bedoeld voor de initiële activatie. Zodra het account actief is, stelt de werknemer zijn eigen wachtwoord in en configureert hij de 2FA. Als de geheime code nooit is ontvangen of verloren is gegaan, kan alleen de HR-dienst van het bedrijf een nieuwe verstrekken.
Loonstroken downloaden en organiseren vanuit de digitale kluis
Eenmaal ingelogd, toont de persoonlijke ruimte de documenten die door de werkgever zijn geüpload, gesorteerd op datum. De loonstroken verschijnen in PDF-formaat, individueel of in bulk te downloaden, afhankelijk van de functies die door het bedrijf zijn geactiveerd.
Lokale back-up van documenten
Een lokale kopie van elke loonstrook bewaren is een nuttige voorzorgsmaatregel. Arkevia archiveert de documenten voor een lange periode, maar het hebben van een kopie op een externe harde schijf of een persoonlijke opslagdienst beschermt tegen technische problemen.
- Maak een speciale map op de computer met een indeling per jaar en per maand
- Hernoem elk PDF-bestand volgens een consistent formaat (bijvoorbeeld: 2026-07-bulletin.pdf) om toekomstige zoekopdrachten te vergemakkelijken
- Voer periodiek een back-up uit op een extern medium of een tweede versleutelde cloudservice
Controle van de integriteit van bestanden
Na het downloaden, open altijd de PDF om te controleren of de inhoud correct wordt weergegeven. Een beschadigd of afgebroken bestand is niet bruikbaar bij een administratieve procedure. Als een loonstrook onvolledig lijkt, meld het probleem dan aan de HR-dienst voordat het brondocument wordt gearchiveerd.
Beheer van persoonlijke gegevens en beveiliging van het Arkevia-account
De MyArkevia-ruimte stelt je in staat om het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, het wachtwoord en de meldingsinstellingen te wijzigen. Het bijwerken van het e-mailadres na een verandering van werkgever zorgt ervoor dat je toegang behoudt tot de kluis, aangezien de documenten aan de werknemer zijn gekoppeld en niet aan het bedrijf.
Het wachtwoord moet verschillend zijn van die op andere diensten. Een wachtwoordbeheerder (Bitwarden, KeePass, 1Password) voorkomt dat je eenvoudige of hergebruikte combinaties gebruikt. Het wachtwoord minstens één keer per jaar wijzigen beperkt de blootstelling in geval van een datalek op een andere site.
Het platform past encryptie toe op gegevens in transit en in rust. De opgeslagen documenten zijn alleen toegankelijk voor de rekeninghouder, tenzij expliciete delen naar een derde partij via de functies die door de interface zijn voorzien.
De digitale kluis Arkevia blijft toegankelijk, zelfs na vertrek uit het bedrijf. De loonstroken die tijdens de werkperiode zijn geüpload, blijven beschikbaar en te downloaden vanuit het persoonlijke account van de werknemer, wat het nog relevanter maakt om zijn inloggegevens up-to-date te houden en zijn 2FA-back-upcodes veilig te bewaren.