Arkevia ist ein digitales Tresor, der Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen und HR-Dokumente in einem sicheren, online zugänglichen Bereich zentralisiert. Der Service basiert auf zwei unterschiedlichen Portalen: myarkevia.com für die Mitarbeiter, arkevia.com für Arbeitgeber und HR-Dienste. Die Verwechslung der beiden Adressen ist die häufigste Ursache für Verbindungsprobleme.
Mitarbeiterportal und Arbeitgeberportal: eine Unterscheidung, die Verbindungsfehler bei Arkevia vermeidet
Die Plattform trennt die Nutzung klar. Das Portal myarkevia.com ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre persönlichen Dokumente einzusehen, herunterzuladen und zu verwalten. Das Portal arkevia.com ohne das Präfix “my” dient den HR-Teams zum Hochladen der Gehaltsabrechnungen und zur Verwaltung der Konten.
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Ein Versuch, sich auf dem falschen Portal anzumelden, führt systematisch zu einem Identifikationsfehler, selbst wenn das Passwort korrekt ist. Vor jeder Handlung sollte man die URL in der Adressleiste des Browsers überprüfen. Ein detaillierter Leitfaden erklärt, wie man mein Arkevia-Konto herunterlädt und verwaltet vom richtigen Portal aus, Schritt für Schritt.
Die mobile App MyArkevia, die kostenlos für Android und iOS verfügbar ist, bietet Zugriff auf dieselben Dokumente wie die Browser-Version. Sie ist nützlich, um eine Gehaltsabrechnung unterwegs einzusehen oder einen Authentifizierungsschritt zu bestätigen.
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Zwei-Faktor-Authentifizierung auf MyArkevia: Einrichtung und Notfallcodes
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist mittlerweile obligatorisch, um auf ein Arkevia-Konto zuzugreifen. Dieses Verfahren fügt eine Sicherheitsebene über die einfache Kombination aus Benutzername und Passwort hinzu.
Kompatible Anwendungen und Verknüpfungsverfahren
Die Einrichtung erfolgt über eine Drittanbieter-Authentifizierungsanwendung: Google Authenticator, Authy oder Microsoft Authenticator. Bei der ersten Aktivierung zeigt MyArkevia einen QR-Code an, der mit der gewählten Anwendung gescannt werden muss. Dieser Scan verknüpft das Konto mit dem temporären Code-Generator auf dem Telefon.
Bei jeder Anmeldung fordert die Plattform den sechsstelligen Code an, der von der Anwendung generiert wird und nur für einige Sekunden gültig ist. Ohne diesen Code ist der Zugang zum digitalen Tresor blockiert, selbst mit einem korrekten Passwort.
Notfallcodes offline aufbewahren
MyArkevia stellt bei der Aktivierung der 2FA Notfallcodes zur Verfügung. Diese Einmalcodes ermöglichen den Zugang, falls das Telefon verloren geht, gestohlen wird oder zurückgesetzt wird.
- Drucken Sie die Notfallcodes auf Papier aus und bewahren Sie sie an einem sicheren physischen Ort auf, getrennt vom Telefon
- Speichern Sie diese Codes nicht in einer Notiz auf demselben Gerät wie die Authentifizierungsanwendung
- Generieren Sie neue Codes, sobald ein Notfallcode verwendet wurde, um eine ausreichende Reserve aufrechtzuerhalten
Wenn sowohl das Telefon als auch die Notfallcodes verloren gehen, muss der Arkevia-Support mit Identitätsnachweisen kontaktiert werden. Der Wiederherstellungsprozess dauert dann mehrere Tage.
Aktivierung des Arkevia-Mitarbeiterkontos: Personalnummer, Geheimcode und Vereinbarung
Ein Mitarbeiter erstellt sein Arkevia-Konto nicht selbst. Der Arbeitgeber richtet den Bereich ein und übermittelt dem Mitarbeiter eine Personalnummer und einen Anmeldeschlüssel. Diese Informationen werden in der Regel per interner Post, beruflicher E-Mail oder über den HR-Service übermittelt.
Die erste Anmeldung auf myarkevia.com erfordert die Eingabe dieser Personalnummer und dieses Codes sowie die Zustimmung zur Bereitstellungsvereinbarung und den allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dieser Schritt validiert rechtlich die Eröffnung des digitalen Tresors im Namen des Mitarbeiters.
Der Geheimcode ist einmalig: Er dient ausschließlich der initialen Aktivierung. Sobald das Konto aktiv ist, legt der Mitarbeiter sein eigenes Passwort fest und konfiguriert die 2FA. Wenn der Geheimcode nie erhalten oder verloren wurde, kann nur der HR-Service des Unternehmens einen neuen bereitstellen.
Herunterladen und Organisieren von Gehaltsabrechnungen aus dem digitalen Tresor
Nach der Anmeldung zeigt der persönliche Bereich die vom Arbeitgeber hochgeladenen Dokumente, sortiert nach Datum. Die Gehaltsabrechnungen erscheinen im PDF-Format und können einzeln oder im Batch heruntergeladen werden, je nach den vom Unternehmen aktivierten Funktionen.
Lokale Sicherung der Dokumente
Eine lokale Kopie jeder Gehaltsabrechnung zu behalten, ist eine nützliche Vorsichtsmaßnahme. Arkevia archiviert die Dokumente über einen langen Zeitraum, aber eine Kopie auf einer externen Festplatte oder einem persönlichen Speicherdienst schützt vor technischen Problemen.
- Erstellen Sie einen speziellen Ordner auf dem Computer mit einer Klassifizierung nach Jahr und Monat
- Benennen Sie jede PDF-Datei nach einem einheitlichen Format (z.B.: 2026-07-gehaltsabrechnung.pdf), um spätere Suchen zu erleichtern
- Führen Sie regelmäßig eine Sicherung auf einem externen Medium oder einem zweiten verschlüsselten Cloud-Dienst durch
Überprüfung der Integrität der Dateien
Nach dem Download sollte das PDF immer geöffnet werden, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt angezeigt wird. Eine beschädigte oder abgeschnittene Datei kann bei einer administrativen Anfrage nicht verwendet werden. Wenn eine Gehaltsabrechnung unvollständig erscheint, sollte das Problem dem HR-Service gemeldet werden, bevor das Originaldokument archiviert wird.
Verwaltung der persönlichen Daten und Sicherheit des Arkevia-Kontos
Der Bereich MyArkevia ermöglicht es, die mit dem Konto verbundene E-Mail-Adresse, das Passwort und die Benachrichtigungseinstellungen zu ändern. Die Aktualisierung der E-Mail-Adresse nach einem Arbeitgeberwechsel stellt sicher, dass der Zugang zum Tresor erhalten bleibt, da die Dokumente dem Mitarbeiter und nicht dem Unternehmen zugeordnet sind.
Das Passwort sollte sich von denen unterscheiden, die für andere Dienste verwendet werden. Ein Passwort-Manager (Bitwarden, KeePass, 1Password) hilft, einfache oder wiederverwendete Kombinationen zu vermeiden. Das Passwort mindestens einmal im Jahr zu ändern, begrenzt die Exposition im Falle eines Datenlecks auf einer anderen Website.
Die Plattform verwendet eine Verschlüsselung der Daten sowohl im Transit als auch im Ruhezustand. Die gespeicherten Dokumente sind nur für den Kontoinhaber zugänglich, es sei denn, sie werden ausdrücklich über die von der Benutzeroberfläche vorgesehenen Funktionen an Dritte weitergegeben.
Der digitale Tresor Arkevia bleibt auch nach dem Verlassen des Unternehmens zugänglich. Die während der Beschäftigungszeit hochgeladenen Gehaltsabrechnungen sind weiterhin über das persönliche Konto des Mitarbeiters einsehbar und herunterladbar, was es umso wichtiger macht, die Anmeldedaten aktuell zu halten und die 2FA-Notfallcodes sicher aufzubewahren.